Si está acostumbrado a planificar una semana a partir del lunes, entonces, muy probablemente, ya me he encontrado con eso se ha escapado, a pesar del plan cuidadosamente compilado.
El método de planificación inversa ofrece un enfoque completamente diferente: en lugar de esperar una semana, comience desde el final y avance al principio. A primera vista, esto puede parecer extraño, pero en la práctica este enfoque ayuda a ver prioridades verdaderas, evitar el caos y llevar las cosas al final.
Por qué funciona la planificación inversa
El problema de la planificación estándar desde el lunes es que crea la ilusión de tiempo interminable. Cuando parece que todavía hay muchos días, es fácil posponer tareas importantes para más tarde, que a mediano o final de la semana se convierte en estrés y apresurado.
La planificación inversa cambia su enfoque de su atención: comienza con lo que desea llegar al final de la semana y luego construye su propio camino. Este método ayuda a ver todos los pasos que realmente importan, y calcular el tiempo para cada uno de ellos, dadas las posibilidades reales.
Usando la planificación inversa, se vuelve más consciente en la distribución de tareas, ve dónde se necesita la concentración y dónde puede pagar un trabajo fácil o descansar. Esto reduce el estrés y ayuda a mantener la productividad a un nivel estable, porque cada acción tiene sentido y lo acerca a un objetivo específico.
Cómo planificar en el orden inverso
Aquí hay algunos pasos que ayudarán a planificar una semana en el orden inverso.
Determine el resultado final de la semana
Antes de distribuir tareas por días, debe formular claramente lo que se esfuerza para el final de la semana.
El objetivo debe ser concreto y medible: este puede ser la finalización de un proyecto importante en el trabajo, la preparación del informe, la implementación de toda la capacitación en el plan, la organización de una reunión con amigos o la finalización de un archivo personal, que se ha pospuesto durante mucho tiempo.
Cuanto más precisamente formule el resultado, más fácil será construir un plan inverso. Si la redacción es vaga, por ejemplo, “quiero ser productiva”, entonces la planificación pierde su significado. Pero un objetivo específico como “Enviar un informe el viernes a las seis de la noche” ya da un claro hito y dirección de acción durante toda la semana.
Dividir el objetivo en tareas intermedias
Después de que el objetivo final es claro, es importante comprender qué pasos conducirán a su logro.
Si estamos hablando del proyecto en el trabajo, primero debe hacer una revisión de los materiales, luego preparar un borrador, verificar los detalles y solo entonces realice la edición final y el envío.
Cada uno de estos pasos debe adjuntarse a un determinado día de la semana, pero el plan se construye desde el final, es decir, teniendo en cuenta el hecho de que el último día debe completar el proyecto por completo. Este enfoque le permite no perderse en las pequeñas cosas y ver toda la secuencia de acciones.
Distribuir las tareas “Back”
Ahora que conoce las etapas intermedias, puede vincularlas a días específicos, moviéndose desde el final de la semana hasta el principio.
El día de la entrega de los resultados se convierte en un punto de referencia, al que ajusta todas las acciones anteriores. Por ejemplo, el día de la entrega de un proyecto o informe es el viernes, el día de preparación y verificación de materiales intermedios se puede entregar el jueves, miércoles y martes, ya que los días de trabajo activo en los bloques principales, y el lunes debe convertirse en el día de planificación, preparación y configuración para la productividad.
Este orden ayuda a comprender dónde se requiere la concentración máxima y dónde puede dejar tareas más fáciles, dándose un espacio para descansar o creatividad.
Agregue la hora del búfer
La planificación inversa no debe convertirse en un horario estricto con una precisión de hasta un minuto. Es importante proporcionar un tiempo de amortiguación para situaciones imprevistas: transferencia de reuniones, tareas repentinas que surgen en el proceso y tiempo para descansar y restaurar la energía.
El búfer da una sensación de control y le permite no separarse si algo no va de acuerdo con el plan. Además, la presencia de un tiempo de reserva ayuda a adaptarse a los cambios sin estrés innecesario y mantener la productividad incluso en condiciones impredecibles.
Ajuste diario
La planificación no es una acción única, sino un proceso. Todos los días debe verificar lo que ya se ha hecho, qué queda, qué tareas necesita transferir y qué pasos se pueden optimizar.
La planificación inversa es especialmente conveniente, ya que las consecuencias de la transferencia de tareas son inmediatamente visibles. Si ayer no fue posible dar un cierto paso, verá cómo esto afectará los próximos días, y puede ajustar el plan con anticipación, en lugar de acumular estrés y apresurarse al final de la semana.
Utilizar herramientas visuales
La visualización ayuda a mantener la atención en lo principal. El calendario, el planeador de papel, las calcomanías en la pared o las aplicaciones digitales son excelentes para ver toda la imagen inversa de la semana.
Las tareas importantes pueden distinguirse con flores, marcar el progreso completado y rastrear. Las herramientas visuales hacen que la planificación sea más visual, ayude a evitar olvidar cosas importantes y aumentar el sentido de control sobre sus acciones.
Ejemplo de planificación inversa de la semana
Imagine que tiene un objetivo: aprobar un informe de trabajo el viernes por la noche, mientras que no puede interrumpir la capacitación y los planes personales. Ahora firmemos una semana desde el final hasta el principio.
Viernes – el día del informe
Para la noche, debe enviar el archivo terminado al gerente, lo que significa que durante el día se dedica a la edición final, verifique los números, haga formateo y conclusiones.
El viernes por la mañana no es un momento para el trabajo principal, sino más bien para pulir y verificar. Si todo va según lo planeado, después del almuerzo, tiene tiempo libre, por ejemplo, para facilitar el entrenamiento y la cena con amigos.
Jueves – Entrenamiento final
Este día dedica a recolectar un borrador completo del informe. Todos los números y tablas deben estar listos, el texto está escrito y la estructura se verifica. Por la noche, puede imprimir un documento o conducir a través del programa de verificación.
A finales del jueves, tiene un informe casi listo en sus manos, que el viernes solo tendrá que llevar al ideal.
Miércoles – Trabajar con datos básicos
El miércoles es un día de concentración severa. Usted recopila estadísticas, procesa datos, realiza cálculos y arroja gráficos negros. Al final del día, debe tener todos los números para convertirlos tranquilamente en texto coherente el jueves.
Por la noche, es mejor organizar un entrenamiento o caminata: el cerebro debe descansar frente al próximo imbécil.
Martes – Preparación de la base
El martes, recopila todos los materiales: informes anteriores, verifique las fuentes de datos, acepta recibir la información necesaria. Puede dibujar un plan de informe: qué secciones serán, qué incluir en cada elemento.
Este día es la base del miércoles, cuando comenzará la “artillería pesada”.
Lunes – Inicio y estado de ánimo
El lunes es un día de planificación. Por la mañana, busca toda la semana: qué debe estar listo exactamente para el viernes, qué pasos tomar todos los días.
El lunes es fácil: establece las tareas, verifica el calendario, resuelve los problemas de organización. Después del trabajo, puede ir de forma segura a capacitación y recargar con energía durante toda la semana.
Sábado y domingo – Tiempo personal
Dado que el informe se presenta el viernes, el fin de semana sigue siendo gratuito: esta es una recompensa para una semana construida correctamente: reuniones con amigos, pasatiempos, deportes o simplemente descansar.
Gracias a la planificación opuesta, no te sentarás el domingo por la noche en pánico, tratando de hacer lo que no tenías tiempo.
Así es una semana en la planificación inversa: ya sabes lo que vas el viernes, y cada día se convierte en un paso lógico para el punto final. Como resultado, no solo tiene un informe, sino también la energía para los deportes y los asuntos personales.
